Blog Quero me Formar — Organização & Finanças: 5 Dicas para Fazer um Planejamento Semanal Eficiente + Planner Gratuito

4 de maio de 2019

5 Dicas para Fazer um Planejamento Semanal Eficiente + Planner Gratuito

Planejar a semana não significa apenas distribuir aleatoriamente as tarefas. É necessário ter certa estratégia e conhecer bem a sua rotina! Assim, confira nesse artigo 5 dicas para planejar a semana e ser ter dias mais produtivos.

Flatlay home office fundo amarelo notebook, óculos e um caderno sem pauta escrito "to do"

Os benefícios de uma organização pessoal são muitos, entre eles, a possibilidade de realizar todas as tarefas no tempo adequado e com o maior ganho de produtividade possível e ter tempo para tudo, inclusive para descansar.

Assim, é possível fazer tudo o que é necessário e ainda ter um tempo livre para gastar com o que quiser!
 
Dessa forma, você pode começar a ser uma pessoa organizada começando pela sua rotina, planejando a sua semana da forma mais produtiva e leve possível.

Confesso que por muito tempo eu abri mão do planejamento semanal porque 1) não tinha tempo para nada ou 2) eu conseguia me lembrar de tudo o que eu precisava fazer e achava que estava tudo ótimo assim.

Mas a verdade é que quando comecei a me planejar, me tornei uma pessoa extremamente organizada e produtiva e, por isso, resolvi compartilhar as dicas que eu utilizo para fazer um planejamento semanal eficiente.

Continue nesse artigo e entenda como planejar a sua semana para ter dias mais produtivos!

Quais as vantagens de ter um planejamento semanal?


Quando você anota tudo o que precisa ser feito, seguindo as principais dicas desse post, você consegue ser mais produtivo porque não sobrecarrega a sua mente com as tarefas e compromissos.

Assim você elimina o risco de esquecer tarefas importantes ou se perder nos horários dos seus compromissos.

Além disso, você ganha mais clareza na hora de organizar a sua rotina pois consegue alocar as tarefas de forma mais racional, de acordo com o nível de dificuldade, prioridade e tempo que leva para ser feito, fazendo todas esses requisitos se encaixarem da melhor maneira possível.

É aí que entra a clareza que falei ali em cima, já que não é possível fazer tudo isso na sua cabeça, né?

Ou, mesmo que seja, não é muito bom para o seu bem-estar, pois sua mente tem de estar livre para focar-se na execução das tarefas com excelência e concentração.


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Não obstante, ao planejar os seus dias e escrever suas tarefas você acaba se comprometendo mais a cumprir o que está escrito ali, já que poderá riscar aquela tarefa, ficando livre disso quando a concluir ou, se não, ela terá de ser anotada novamente e te atormentará até finalizá-la.

Ou seja, planejar a semana também ajuda muito no foco (e paz de espírito), pois você poderá se dedicar ao cumprimento das suas tarefas sem aquela preocupação de "será que vai dar tempo de fazer isso?", "ainda preciso concluir aquilo", pois todas as suas tarefas estão planejadas e distribuídas ao longo da semana.


Como saber se você precisa de um  planejamento?

• se você não sabe distribuir o seu tempo entre tarefas e tempo livre;
• se você gasta muito tempo com tarefas que não são prioridade;
• se adia a realização de tarefas importantes;
• se frequentemente você chega no final do dia insatisfeita por não ter feito o que deveria, mesmo que tivesse tido tempo;
• você está sempre atrasada para os compromissos e deixando tarefas para a última hora.

Agora vamos à dicas que vão te ajudar a vencer a procrastinação!


5 Dicas para Planejar a Semana para Ter Dias Mais Produtivos


1. Faça uma lista de todas as tarefas


Você pode começar listando absolutamente tudo o precisa fazer.

A lista poderá conter apenas as pendências, compromissos e tarefas daquela semana ou simplesmente todas as pendências de que se lembrar [o que eu fortemente recomendo].

Isso porque, se sobrar um tempinho ou rolar um tempo livre inesperado, você poderá utilizar essas brechas adiantar algumas dessas atividades ou resolver pendências.

Em seguida, pode organizá-las ou marcá-las em ordem de prioridade:
  • quais tarefas têm prazo (e para quando);
  • quais devem ser executadas com urgência/antecedência;
  • quais poderão ser feitas a qualquer tempo;
  • quais tarefas são extremamente rápidas (levam menos de 5 minutos para serem concluídas).
Observe ainda quanto tempo seria gasto em cada tarefa e se seria possível fazer a mesma tarefa em menos tempo.


2. Identifique os seus melhores horários


Identifique quais os horários ou momentos do dia de maior produtividade (manhã, tarde ou noite por exemplo), ou seja, em qual período do seu dia você se encontra mais disposta a executar tarefas.

Além disso, procure identificar quais são os horários do seu dia em que o tempo rende mais.

Por exemplo, você pode ser mais produtiva à noite mas, em contrapartida, ter percebido que apesar da sua disposição, a hora passa mais rápido. Enquanto de manhã e à tarde a hora costuma parecer demorar mais para passar.

Isso é importante para saber quais tarefas alocar em quais momentos do seu dia.

Se for necessário, faça uma análise da sua rotina atual e procure identificar quais tarefas estão consumindo muito o seu tempo no dia a dia e analise se seria possível otimizar o seu tempo para ser ainda mais produtiva.

Um grande "segredo" meu organizar a semana e ter dias mais produtivos é o autoconhecimento.
Ao analisar a minha rotina eu consegui diagnosticar os horários em que a hora parece estar ao meu favor, momentos em que eu estou mais disposta ou o que fazer para me sentir mais motivada e focada e etc. 90% da minha organização pessoal partiu de entender isso e usar essas informação de forma estratégica na hora de me planejar.


3. Distribua as tarefas durante a semana


Agora você pode começar a alocar as tarefas ao longo da semana.

Comece pelos compromissos, pois não poderá escolher o horário que irá comparecer, então marque na agenda (planner, app ou o que usar) o dia e horário dos seus compromissos.

Em seguida, planeje as tarefas que possuem prioridade alta devem ser alocadas de acordo com:

1. prazo: tarefas que precisam ser entregues antes devem ser inciadas antes;

2. tempo e esforço gasto: se uma tarefa é rápida mas exige concentração, aloque para o dia adequado e no momento do seu dia em que se sinta mais disposta e focada mas, se é uma tarefa que demanda mais tempo (que exija foco ou não), delegue-a para aquele momento que o tempo renda mais.

Caso não fique muito focada nessa parte do seu dia, divida a tarefa em etapas dentro dos seus horários de maior produtividade de forma que ainda seja concluída com antecedência.

E o mesmo raciocínio valerá para as demais tarefas:

5 Dicas para Planejar a Semana para Ter Dias Mais Produtivos

Além disso, aloque mais tarefas para os momentos do seu dia que têm mais tempo (ou que o tempo rende mais) para que consiga concluir mais tarefas em [aparentemente] menos tempo.

Recomendo, ainda, que você tente calcular e realmente mentalizar quanto tempo será gasto em cada tarefa antes de distribuí-la para que aloque as tarefas de forma que seja realmente possível concluí-las da forma que você alocou.


A partir daí é cabeça erguida e ir para a próxima sem nenhuma frustração por não ter feito as um milhão de coisas que você agendou e não teria tempo de concluir nem metade. 


4. Faça pausas


Ser uma pessoa organizada e produtiva significa ter tempo para tudo, inclusive para ficar "atoa".

Não é errado tirar um tempo para tirar um cochilo, ficar tranquila, usar as redes sociais e fazer algo que gosta, desde que seja na hora certa.

Ou seja, não vale se permitir tirar um cochilinho enquanto tem um milhão de coisas para fazer ou enquanto deixa um compromisso para a última hora, principalmente porque isso só fará você bagunçar ainda mais a sua vida e você se sentir frustrada depois.

Lembre-se sempre de manter o equilíbrio: concilie os compromissos e descansos para evitar todo tipo de frustração, seja a de se sentir procrastinadora ou a de estar apenas "existindo".

Não procrastine agora sabendo que ficará frustrada depois. "Programe" os momentos em que se permitirá fazer algo "improdutivo", por exemplo: beber uma água e ficar no celular por X minutos entre uma tarefa e outra; 15 minutos de cochilo depois do almoço para se recompor; 30 minutos de série depois do almoço; parar 20 minutos antes de dormir para ficar nas redes sociais.

Tenha um tempo livre bem definido para que possa sentir que você está vivendo e não apenas executando tarefas de uma lista e sem o sentimento de estar procrastinando ou de não "merecer" ficar de boa.


5.  Se recompense e se conheça


Se você é daquelas que fica com a consciência pesada quando faz algo para si mesma ou nunca faz nada porque "não sobra tempo", pode ser bem interessante criar recompensas para si mesma.

Faça uma lista das coisas que você mais gosta ou que considera mais "supérfluas", como comer um doce ou fast food, dormir depois do almoço, ir ao salão, comer fora até coisas que gostaria de fazer como dar um passeio, uma viagem simples.
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Dessa forma, sempre que se sair bem no seu planejamento (concluir todas as tarefas do dia, da semana ou do mês) vá se recompensando na mesma proporção, assim você agradará a si mesma e terá uma motivação para seguir o seu planejamento.

Faça ainda um controle do seu desempenho e do seu planejamento, revisando tudo o que foi planejado e confrontado com o que foi feito para ir mensurando o quanto o seu planejamento foi efetivo para deixar os seus dias mais produtivos.

Mas se não estiver funcionando ainda, não se fruste: encontre os erros e corrija-os, buscando entender por que não funcionou, o que deixou de ser feito e por qual motivo, o que poderia ter sido feito de uma maneira mais simples ou mais rápida, por exemplo.

O importante é encontrar a melhor maneira ser mais produtiva na sua rotina e conseguir conciliar suas tarefas com o lazer! 


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2 comentários:

  1. Seu blog é um mimo, estou muito apaixonada!! Muito sucesso na sua jornada, que você ganhe vários seguidores e engajamento! Já vou seguir ele. Se você se identificar com meu blog, segue para me ajudar também. Que tal uma collab em 2020? Vou adorar!♥
    Meu blog- garotastarfashion.blogspot.com

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    Respostas
    1. Muito obrigada, Rafa <3
      Adorei o seu blog também e com certeza será um sucesso! Conte comigo para crescermos juntas <3

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