Blog Quero me Formar — Organização & Finanças: Quais Ferramentas Utilizar para Se Organizar em 2020? — Série Faça 2020 ser o Melhor Ano da Sua Vida

21 de dezembro de 2019

Quais Ferramentas Utilizar para Se Organizar em 2020? — Série Faça 2020 ser o Melhor Ano da Sua Vida

Ser uma pessoa organizada envolve diversos fatores: mindset, força de vontade, comprometimento, estratégia e ferramentas.
Saiba quais são as melhores ferramentas para se organizar em 2020 e ter tudo sob controle! Inclui: planners, planilhas, aplicativos e muito mais. Acesse agora!

Mulher em seu home office mexendo no computador

O artigo de hoje é o terceiro [e último post] da série Faça 2020 ser o Melhor Ano da Sua Vida. Tenho compartilhado dicas etapas que possam te ajudar a fazer 2020 ser o melhor ano da sua vida, por meio dos seguintes artigos:

   • Como se Organizar para 2020 (confira aqui)
   • Como Atingir suas Metas em 2020 (confira aqui)
   • Como Organizar a Sua Casa em 2020 (confira aqui)
   • Quais Ferramentas Usar para se Manter Organizada em 2020

E nosso cronograma está sendo o seguinte:
   • DIA 01 A 15/12: definição de propósito e levantamento de pendências
   • DIA 07 A 20/12: definir metas e concluir as pendências levantadas
   • DIA 21 A 25/12: organizar a casa para 2020
   • DIA 26 A 31/12: aprender mais sobre organização & relaxar


Ser uma pessoa organizada e levar uma vida organizada não é fácil. Mas como muitas pessoas conseguem?

Além de um mindset programado para o sucesso e muito comprometimento, pessoas organizadas compreendem o que não funciona na sua rotina e traçam novas estratégias para corrigir as falhas da tentativa anterior e, além disso, pessoas organizadas utilizam as ferramentas certas para mantê-las sobre o controle de suas tarefas, compromissos e prazos.

Atualmente, eu cuido da minha vida pessoal, faço faculdade, trabalho com o blog e empresa e também tenho minhas tarefas domésticas e no ano de 2019 eu consegui organizar tudo isso [sem surtar!] e utilizando diversas ferramentas para facilitar a minha vida. Por isso, esse post será um compilado super completo de como utilizar as ferramentas ideais para organizar todas as áreas da sua vida!


ENTÃO QUAIS FERRAMENTAS UTILIZAR PARA SE ORGANIZAR EM 2020?


Tudo depende de o quê você precisa organizar. Então, podemos começar exatamente com isso: liste quais partes da sua vida você precisa organizar, por exemplo:

vida financeira: controlar o dinheiro gasto, receitas obtidas, investimentos;
rotina: controlar tarefas diárias, compromissos, provas e trabalhos;
metas: controlar projetos, metas do ano, tarefas da empresa.

Pode ser que você necessite de organizar tudo isso ou apenas sua vida financeira, por exemplo. Logo, quanto mais coisas você precisar organizar, mais ferramentas serão necessárias. Além disso, tenha em mente se você prefere se organizar em meios físicos (agenda, papel, etc.) ou se prefere fazer tudo digitalmente (utilizando o celular, computador e similares) e, principalmente, qual forma de organização funciona melhor para você. 

Se você prefere organizar tudo digitalmente, quando desbloqueia a tela do celular, acaba fazendo tudo exceto o que realmente devia fazer, convenhamos que esse não é o método mais eficaz para você.


PLANNERS OU AGENDA


Agenda Planner Semanal Sobre Mesa Rosa Mármore


Planners são, basicamente, planejadores de rotina que se apresentam de diversas formas: diários, semanais, mensais; em forma de calendário, check-list, dia-a-dia e mais. 

O planner se diferencia da agenda principalmente por ir além da simples anotação das tarefas e compromissos do dia, englobando também metas, datas importantes e alguns planners possuem, ainda, orçamentos, gastos do mês e outras anotações financeiras e de planejamento pessoal. Ou seja, enquanto a agenda é voltada para a organização de compromissos, o planner está intimamente ligado ao planejamento pessoal e profissional, de forma completa e integrada a outras áreas da sua vida.


Além disso, lembra de quando você tinha uma agenda, com uma página inteirinha dedicada a um dia e escrevia apenas umas duas ou três linhas? Isso acabava desanimando muito de preencher a agenda, além de configurar um grande desperdício de papel.

Outra vantagem do planner é que normalmente as páginas contemplam anotações para mais de um dia, então você economiza papel e não tem essa sensação de não estar usando-o para nada.

Utilizar um planner para se organizar em 2020 pode ser muito interessante se você tem a intenção de planejar a sua semana.

Apesar de existirem diversos aplicativos que te permitam isso, normalmente um planner físico é melhor para prevenir a procrastinação ao pegar o celular e porque, normalmente, no trabalho e nas aulas não é permitido utilizar o celular, então é mais fácil utilizar o seu planner em qualquer lugar assim que surgir uma tarefa ou compromisso para anotar.

Qual planner escolher para se organizar em 2020?

Você pode adquirir um planner físico em qualquer papelaria ou fazer o download gratuito de planners imprimíveis disponíveis na internet. Clique aqui para conferir os planners 2020 gratuitos para download que separei!

Em 2019 eu comprei um planner da Tilibra (confira clicando aqui), que me ofereceu um ótimo layout de organização por um ótimo custo-benefício.
Recomendo que você escolha um planner que ofereça uma visão mensal, possibilitando uma visualização global do mês que te guiará no planejamento dos dias.

Além disso, recomendo que sempre planeje a sua semana com antecedência (por exemplo, esteja de sexta a domingo planejando a próxima semana) e coloque os compromissos de todo o mês apenas na visão mensal, pois planejar todo os dias do mês pode gerar mais ansiedade e frustração quando não sair tudo da maneira que havia planejado. Isso deixa a sua rotina muito mais rígida e sobrecarregada.

Planejar semanalmente é mais saudável e gera mais produtividade. ;)

Dada a minha experiência pessoal, eu indico fortemente um planner pois minhas tarefas diárias são muito variadas mas, caso uma agenda tradicional combine com você, é a melhor escolha a se fazer!


CALENDÁRIOS

Computador e iPod sobre mesa de madeira; iPod com calendário aberto

Eu sou daquelas pessoas que sempre estão perdidas nos dias da semana, que nunca sabem que dia vai cair o próximo feriado ou as próximas provas e assim vai.

Funcionou bastante para mim fixar um calendário anual na parede do meu home office, assim, quando eu não estava próxima ao planner, eu podia me situar em quanto tempo eu tinha até as próximas provas ou feriados e visualizar datas mais distantes.

No calendário do celular eu gostava de incluir lembretes (que se repetiam) 2 dias antes do vencimento de cada conta. Me ajudava a lembrar de verificar em quais contas eu tinha saldo, se seria necessário sacar algum dinheiro, pagar online e me planejar caso precisasse sair de casa para pagar.
Confira na sequência de fotos abaixo, como adicionar lembretes que se repetem mensalmente ou a cada 30 dias (iOS).

Calendário do Iphone como colocar lembretes que se repetem    Calendário do Iphone como colocar lembretes que se repetem    Calendário do Iphone como colocar lembretes que se repetem

Não obstante (talvez eu goste muito de calendários) eu afixava também um calendário mensal com espaço para escrita para anotar, novamente, o vencimento das contas e tarefas pessoais, como aniversários, limpar o quarto, lavar roupas, faxinar a casa, viajar, etc. pois eu gostava de manter no planner apenas as tarefas relacionadas ao meu trabalho e à universidade, apenas por questões de foco e redução da ansiedade.

Por mais que pareça retrabalho, eu gostava de manter algumas coisas tanto no planner como nos calendários e até mesmo no celular para que eu não precisasse estar com o planner sempre em mãos para ver algo, como datas importantes, por exemplo e também para evitar impedimentos do tipo "não posso fazer isso agora, não estou com "x coisa" aqui) e evitar pegar o celular, evitando a procrastinação.

Eu utilizava também uma folha A4 de "Datas Importantes", com as datas de todas as provas anotadas para ficarem bem ali na minha cara (risos).

Todas essas folhas (calendário anual, mensal e datas importantes) eu baixei gratuitamente do planner do Apenas Detalhes que já disponibilizou a versão de 2020. Clique aqui para baixar!



APLICATIVOS



  • Google Keep

Primeiro vou falar do Google Keep pois o considero mais completo e prático até o momento.

Com ele é possível organizar tudo da sua rotina: compromissos com lembretes, listas de compras, listas de tarefas, planejamento da semana, livros para ler, filmes para assistir... enfim! Ele oferece notas, check-list, adicionar imagem e áudios às notas, possibilitando todo tipo de anotação.




Google Keep aplicativo de organização do Google Google Keep aplicativo de organização do Google Google Keep aplicativo de organização do Google
Fonte das Imagens: Playstore.

Aqui no blog tem um post totalmente dedicado ao Google Keep, onde mostro como organizar tudo utilizando ele. Clique aqui e confira!



  • Trello


O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos disponível tanto para celulares (iOS e Android) como para computador. Ideal para uso tanto pessoal como profissional, a ferramenta é bastante completa e também pode ser utilizada para organizar tudo, não somente projetos.

A depender da finalidade, o Trello pode ser melhor que o Google Keep, visto que o Trello é mais completo que o app do Google (veremos mais adiante), contudo, o Trello é um pouco menos prático que o Keep quando você não está ainda muito habituado com ele [Trello].

Ele é um pouco menos intuitivo e suas funções ficam "menos na cara", porém, fica rapidamente você consegue se acostumar e dominar a ferramenta.

O Trello oferece criar check-lists, textos, anexar arquivos, inserir comentários, links, incluir etiquetas e várias outras funções ótimas para organização. Confira esse guia rápido de como utilizá-lo:



OBS.: existem outros aplicativos de organização como o Evernote, OneNote, Wunderlist e muito mais. Obviamente que não pude testar todos, mas já li sobre vários desses apps, a avaliação dos usuários e de fato o mais recomendado são estes dois, principalmente em se tratando de uso pessoal

Além disso, sempre gosto de optar pelo aplicativo mais completo possível, assim não é necessário baixar um app para cada coisa (exemplo: um para organizar a rotina, outro para organizar as pendências, outro para a lista de compras, e outro para as tarefas da escola/faculdade, etc.).

Além de dispersar a informação, você gastaria muito armazenamento do celular. 

Se quiser conferir +29 aplicativos de organização, confira o artigo da Rock Content.




  • Minhas Economias
Minhas Economias é um gerenciador financeiro gratuito que permite registrar todas as suas receitas, despesas, transferências entre contas e em todas as formas de pagamento (carteira, cartão e contas bancárias).
Aplicativo organização finanças Minhas Economias Aplicativo organização finanças Minhas Economias Aplicativo organização finanças Minhas Economias Aplicativo organização finanças Minhas Economias Aplicativo organização finanças Minhas Economias
Aplicativo organização finanças Minhas Economias
Fonte das Imagens: Playstore.

O app ainda não fornece sincronização com os seus bancos, mas é bastante tranquilo fazer a conciliação bancária.

Você pode incluir sua meta re de receitas e despesas e acompanhar o quanto está se aproximando dela.

Além disso, é possível visualizar também suas receitas agrupadas por categoria e analisar em quais categorias você está gastando mais, além de oferecer gráficos e evidenciar a variação dos seus ganhos e gastos.

Eu o considero um app prático, personalizável e leve e não precisa de internet para funcionar.

Novamente, existem outros apps como o Guia Bolso e o Organizze (os preferidos dos usuários), mas o que mais me atendeu e me pareceu mais flexível (personalizável), apenas por questões pessoais. Confira mais sobre esses dois aplicativos:





  • Notas do Celular

O aplicativo Notas do celular pode ser utilizado como um rascunho sempre à mão ou como um depósito de informações importantes. Já faz um tempo que eu possuo smartphone com o sistema iOS, então não sei muito bem como andam os apps para Android, mas sei que normalmente os aplicativos tem funções bastante afins. Enfim, dadas as funções que o Notas do iOS oferece, eu o utilizo para:
  • escanear documentos gratuitamente e com facilidade; 
  • anotar e acompanhar minhas metas, como eu indiquei no post Como Atingir Metas em 2020;
  • guardar número e senhas de cartões, contas bancárias, logins e senhas de sites e etc.visto que é possível proteger as suas notas com senha;
  • demais anotações, como as receitas caseiras que faço, frases e legendas para fotos, por exemplo.
Se você não utilizar muitos apps para se organizar, pode ser interessante usar o Notas para anotar informações pessoais ou sigilosas (dada a opção de utilizar senhas na suas notas) ou de fato como um rascunho, já que é um aplicativo que já vem no celular.

Por fim, talvez o mais proveitoso dele seja a opção de escanear documentos, que pode ser utilizada de forma gratuita. O scanner do iPhone tem bastante qualidade e os documentos escaneados podem ser mantidos dentro do Notas ou exportados/compartilhados com outros aplicativos sem nenhuma marca d'água., Muito bom, né!? Confira duas maneiras de escanear seus documentos usando o Notas do iOS:

PRESSIONANDO E SEGURANDO A TELA EM CIMA DO APLICATIVO NOTAS:
Como escanear documentos pelo Notas do iPhone

OU DENTRO DE UMA NOTA:

Como escanear documentos pelo Notas do iPhone   Como escanear documentos pelo Notas do iPhone




  • Microsoft Excel

Disponível tanto para computadores quanto para celular (iOS e Android), a ferramenta de planilhas da Microsoft existe a anos e é extremamente eficiente na organização, principalmente se você tem um bom domínio da ferramenta.

Frequentemente usado para controle financeiro (inclusive você pode fazer o download de uma planilha de controle de gastos clicando aqui), o Excel pode ser usado também para:
  • calendários;
  • planejador diário, mensal ou semanal;
  • orçamento pessoal e empresarial;
  • grade de aulas e muito mais!
Mesmo que você ainda não tenha habilidades para criar planilhas do zero, em sua tela inicial, o Excel oferece diversos modelos de planilhas dos mais diversos tipos: financeira, pessoal, empresarial...

Como utilizar o Excel para se organizar
 Como utilizar o Excel para se organizar
 Como utilizar o Excel para se organizar

Se você não pode gastar com um planner agora, não conseguirá imprimir um ou não possui espaço suficiente no celular para utilizar vários aplicativos, o Excel me parece bastante interessante, pois você pode criar várias abas dentro de uma mesma pasta de trabalho (arquivo), podendo, portanto, organizar tudo o que precisar em um único aplicativo.

A única desvantagem é que o Excel é ainda bastante manual, mas suas fórmulas ajudam muito e eu mesma o utilizei por anos. Vale a pena se você estiver nessas situações que citei acima!



Considerações Finais

Naturalmente, escolher a melhor ferramenta para se organizar em 2020 dependerá de o que você espera da ferramenta e o quanto necessita dela.

As dicas que eu trouxe aqui, confesso, foram de maneira bastante pessoal e seguindo o que funcionou para mim em 2020. O que me leva a compartilhar quase que estritamente a minha experiência pessoal com ferramentas de organização consiste em eu ter testado várias formas de organização de ter encontrado a combinação ideal para mim em 2019. 

Dado as minhas restrições, que consistem em eu ser uma estudante de baixa renda, que não possui recursos suficientes para comprar um desses planners de R$200 divulgados pelas blogueiras ou para adquirir assinaturas premium de aplicativos de organização e finanças. Além disso, sou mais uma dessas pessoas que estuda e trabalha e, portanto, não tenho muito tempo para alimentar vários aplicativos e colocar adesivos em planners, por exemplo.

Acredito que muitas pessoas possam se identificar com a minha situação e, por isso, eu acredito que posso ajudá-las com essa experiência.

Em 2018 eu me organizava apenas com o Google Keep (tinha achado o Trello muito complexo no começo) e senti falta de um planner físico pois não podia utilizar o celular em vários locais (além de prevenir a procrastinação eu costumo me lembrar mais quando eu anoto coisas). Em 2019 eu adquiri o planner Tilibra que era tudo o que eu precisava: bonito, barato, sucinto e funcional. Além de ser leve e pequeno, sendo possível levá-lo para qualquer lugar.


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Com um bom planner, eu já não precisava de muitos aplicativos para me organizar. Então utilizei o Notas para algumas coisas, como eu disse acima, mantive o Google Keep para listas de compras, filmes e livros e o Minhas Economias para organizar minhas finanças.

Eu não precisava de ferramentas muito complexas, apenas complementares, pois o mais importante, para mim, era organizar minha rotina e minhas finanças.

O planner era ótimo para organizar meus estudos (juntamente com os calendários e datas que eu deixava no home office), assim eu nunca utilizei um aplicativo de organização para estudos, por exemplo.

Em resumo, como tenho dito muito nos posts aqui, a escolha depende de você fazer um diagnóstico da sua situação atual e ir testando os aplicativos que mais facilitarem a sua vida.

Se as suas demandas forem parecidas com as minhas, talvez seja interessante testar as ferramentas que eu utilizei,

Se não, muitas ferramentas foram indicadas nesse artigo e você com certeza vai encontrar a melhor combinação de ferramentas de organização para você!

No mais, eu continuo desejando que 2020 seja incrível e compartilhando o máximo de dicas possível para te ajudar a construir uma jornada maravilhosa daqui pra frente!

Continue acompanhando a série de artigos Faça 2020 ser o Melhor Ano da Sua Vida e nos conte nos comentários quais apps e planners você já usa, quais já testou e qual vai testar depois de ver aqui! 





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